نامه اداری که به عنوان یکی از راه های ارتباطی کسب و کار ما با سایر سازمان ها می باشد از اهمیت ویژه ای برخوردار است و برای موفقیت بیشتر در این مکاتبات 5 تکنیک مهم را معرفی می کنیم تا مقدمه ای بر آشنایی بیشتر با این راه ارتباطی باشد.
حتما در مکاتبات خودتان از سربرگ اداری خودتان استفاده کنید و هیچ نامه ای را بدون سربرگ در اختیار هیچ ارگان، سازمان و یا شخص دیگری قرار ندهید.
نوشتن یک نامه اداری موفق نیازمند رعایت تکنیک‌هایی است که به شفافیت، حرفه‌ای‌بودن، و تاثیرگذاری کمک می‌کنند. در ادامه، پنج تکنیک کلیدی برای نوشتن نامه اداری موفق ارائه شده است:
قبل از نوشتن نامه، دقیقا بدانید که می‌خواهید چه پیامی منتقل کنید یا چه درخواستی دارید.
لحن و سبک نامه را متناسب با موقعیت و شخصیت مخاطب تنظیم کنید؛ به‌عنوان مثال، یک نامه به مدیر ارشد رسمی‌تر از نامه به یک همکار است.
در ابتدای نامه، به‌طور خلاصه هدف خود را بیان کنید.
جزئیات اصلی پیام یا درخواست را با نظم و ترتیب ارائه دهید.
نامه را با درخواست، پیشنهاد یا جمع‌بندی مناسب به پایان برسانید.
پاراگراف‌ها کوتاه و منسجم باشند تا خواندن آسان‌تر شود.
از واژگان و عبارات محترمانه مثل «با احترام»، «خواهشمند است»، یا «لطفاً» استفاده کنید.
از به‌کاربردن لحن احساسی یا غیرحرفه‌ای خودداری کنید؛ محتوای نامه باید منطقی و دقیق باشد.
قبل از ارسال، نامه را از نظر املا و نگارش چک کنید.
از علائم نگارشی (مثل نقطه، ویرگول) درست استفاده کنید تا پیام به‌درستی منتقل شود.
فونت و اندازه مناسب برای نامه انتخاب کنید. از فونت های اداری مثل بی زَر و یا بی نازنین استفاده کنید و از استفاده از فونت های فانتزی اجتناب کنید.
اگر درخواست مشخصی دارید، آن را صریح و بدون ابهام بیان کنید.
شماره تماس یا ایمیل خود را برای پیگیری‌های احتمالی در اختیار مخاطب قرار دهید. یکی از دلایلی که گفتیم حتما از سربرگ اداری استفاده کنید همین نکته کوچک بود. اینگونه هیچگاه این موضوع را فراموش نخواهید کرد.
اگر پاسخ یا اقدامی موردنیاز است، مهلت زمانی منطقی تعیین کنید.
یکی از راه های ارتباطی میان ادارات دولتی و یا خصوصی برای پیگیری راحت تر درخواست ها می باشد.
در نامه های اداری باید از فونت های رسمی استفاده کنیم مانند فونت بی زَر و یا بی نازنین و باید از فونت های فانتزی اجتناب کنیم
رعایت همه ی قواعد مهم هستند ولی شاید مهم ترین نکته که همیشه به خاطر شلوغی فراموش می شود بازنگری نامه باشد. بعد از اتمام نامه حتما دوباره آن را مرور کنید و یا در صورت امکان به شخص دیگری بدهید تا این کار را انجام دهد.
یک نامه ی خوب باید دارای یک مقدمه، بدنه و در نهایت جمع بندی نهایی باشد
حضورتان در هزار و یک محتوا خیلی برای ما ارزشمند است. تمام تلاشمان را در جهت قدردانی به کار می بریم.
