نامه و نامه نگاری یکی از روش های ارتباطی ای می باشد که از دیرباز انسان ها از آن استفاده می کردند. در زمان قدیم که صنعت چاپ آنقدر پیشرفته نبوده است هر کسی برای آنکه تایید کند که این نامه از سمت من است از نشانه ای استفاده می کرده است. از کاغذهای خاص گرفته تا مهرموم ها با مهرهای خاص که با استفاده از پارافین بر روی نامه ایجاد می کردند. در دنیای امروز سربرگ اداری نه تنها تایید بر این است که این نامه از سمت شرکت شماست بلکه بیانگر سطح نگاه و نگرش سازمان را هم به همراه خود دارد. و با توجه به مدل بروکراسی اداری کشورمان و بحث مستند سازی و استناد به نامه ها از اهمیت بالایی برخوردار است. پس به راحتی از کنار این موضوع عبور نکنید.
طراحی سربرگ اداری باید به گونه ای باشد که اول به خودتان حس اصالت بدهد. موضوعی که بخواهد مکتوب شود قطعا از اهمیت بالایی برخوردار است. پس از آنجایی که ارزشمند می باشد شما باید آن نامه را در کاغذی ارسال نمایید که کاملا بیانگر این باشد که این نامه مالِ من است.
حال با توجه به این ببینیم چه مواردی را باید در سربرگ خود استفاده کنیم:
دقت کنید که نام کامل شرکتتان را حتما در سربرگ اداری خود قید نمایید. دوباره تاکید می کنم که با توجه به گستردگی کسب و کار ها و تشابه های اسمی بالا نام شرکت خودتان را به صورت کامل در سربرگ خود بیاورید. نامتان باید در بالای سربرگ قرار بگیرد و هیچ گاه نام شرکتتان را در پایین صفحه قرار ندهید.
نشانی، شماره تماس دفتر، شماره فکس، ایمیل ، و آدرس اینترنتی سایت خودتان را بایستی در سربرگ بیاورید. جایگاه این موارد می تواند هم در بالای برگه، هم در طرفین برگه و هم در پایین صفحه طراحی شود که هر کدام معنای خاص خودش را دارد. ولی معمولا همه این موارد را در پایین صفحه می آورند.
این احتمال را بدهید که شخصی بخواهد از محتویات نامه شما سواستفاده نماید و اگر شما صرفا فقط در قسمت بالا و پایین برگه از خودتان نشانه ای گذاشته اید به راحتی می توان آن محتویات را پوشاند و با چاپ همان موارد در برگه ای دیگر از محتویات شما برای خودشان استفاده نمایند. ولی این زمینه بایستی دو ویژگی داشته باشد.
1- نه آنقدر پررنگ باشد که محتوای شما خوانده نشود و چشم مخاطب اذیت نشود.
2- نه آنقدر کم رنگ باشد که از محتوای شما سو استفاده نمایند
روانشناسی رنگی کسب و کارها مهم است که این موضوع را هنگام طراحی لوگو باید در نظر بگیرید. سربرگ شما هم باید با لوگوی شما تناسب داشته باشد. ولی با توجه به نگاه شما می توانید از رنگ هایی هم استفاده کنید که باعث بهتر دیده شدن لوگو و نام شما می شود.
شما بایستی نهایت 8 سانت از کاغذ A4 را به ذکر نام و سایر اطلاعات قرار دهید. دقت کنید که گفتیم حداکثر ولی استاندارد آن حدود 4 یا 5 سانت می باشد.
حدود 4 الی 5 سانت را هم نهایت می توانید برای اطلاعات تماس خودتان بگذارید. که استاندارد آن 2.5 تا 3.5 سانت می باشد.
فضای ما بین، برای محتوای شماست که بایستی زمینه ای کم حال از لوگو و نام شرکتتان و یا یکی از آنها را استفاده نمایید.
کاغذی که برای سربرگتان استفاده می کنید حتی المقدور کمتر از 120 گرم نباشد. شاید در نگاه اول شما این موضوع را زیاده روی بدانید ولی در روابط اداری این موضوع از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اگر از نظر هزینه برای شما مقدور نیست که با تیراژ بالا سربرگ با کیفیت چاپ کنید پیشنهاد می کنم سربرگ خود را طراحی شده و آماده داشته باشید و به هنگام نیاز بر روی کاغذ خوب چاپ کنید.
اینکه محتویات و جزئیات نامه اداری باید چگونه باید باشد در یک آموزش دیگر به آن می پردازیم ولی اگر الان به آن نیاز دارید می توانید از اینجا مطالب خوبی را در این زمینه دریافت کنید.
سربرگ اداری در واقع یک نوع نشانه گذاری است که شما میخواهید تایید نمایید که این محتوای درون کاغذ متعلق به شرکت من است.
سربرگ اداری کار را جدی تر جلوه می دهد. و در مستندسازی به شما کمک می کند و پیگیری های شما را آسان تر می کند.
ذکر نام کامل شرکت، آدرس و اطلاعات ارتباطی با شرکت، آدرس اینترنتی سایت و پس زمینه مناسب از نکات مهم و ضروری در طراحی سربرگ اداری می باشد
رنگی که در طراحی سربرگ اداری خودتان استفاده می کنید بایستی متناسب با رنگ های لوگوی شما باشد. روانشناسی این رنگ ها را هنگام طراحی لوگو باید مدنظر قرارداده باشید
سربرگ اداری به کار شما جدیت و مطالبه گری بیشتری را نمایان می سازد و حتی حس اعتماد به نفس بالاتری هم به شما می بخشد. پیگیری های اداری شما را آسانتر می نماید و در نهایت مستندسازی شما را آسان تر می کند. بایستی روانشناسی رنگ ها را در طراحی سربرگ اداری خودتان مدنظر قرار دهید و نام کامل شرکتتان، نشانی، و اطلاعات ارتباطی و آدرس اینترنتی سایت از جمله موارد مهمی است که باید در طراحی سربرگ اداری خودتان به آن توجه داشته باشید. پس زمینه ی مناسب از لوگو و نامتان را فراموش نکنید.
در پست های بعدی اطلاعات بیشتری را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت…
حضورتان در هزار و یک محتوا خیلی برای ما ارزشمند است. تمام تلاشمان را در جهت قدردانی به کار می بریم.